१.४.२ सार्वजनिक व्यवस्थापनमा पदसोपान र निर्णय प्रक्रिया
पदसोपान
परिचय
- संगठनमा रहेका पदहरुको तहगत श्रृङ्खला नै पदसोपान हो ।
- यसले व्यवस्थापनमा कार्यविभाजन, अधिकार र आदेशको व्यवस्थित श्रृङ्खलाबद्ध संरचनालाई बुझाउँछ ।
- पदसोपानले विभिन्न तह अनुरुप अधिकार र कर्तव्य निर्धारण गर्ने कार्यको साथै माथिल्लो तहदेखि तल्लो तहसम्मका कर्मचारीहरुबीच कार्यगत सम्वन्ध स्थापित गर्ने पद्दतिको कार्य गर्दछ ।
- हेनरी फयोलद्धारा प्रतिपादित वैज्ञानिक व्यवस्थापनको सिद्धान्तमा आधारित पदसोपान संगठनको एक परम्परागत र विश्वव्यापि अवधारणा हो ।
विशेषता
- यो अधिकार विभाजनको आधार हो ।
- संगठन संरचनालाई पदसोपान कायम हुने गरी ठाडो संरचनामा संरचित गरिन्छ ।
- संगठनको माथिल्लो पदले जिम्मेवारी, नेतृत्व र निर्णय गर्ने हुँदा ती पदहरुको संख्या थोरै हुन्छ भने तलतिर क्रमश पदसंख्या बढ्दै जान्छन् ।
- यो आदेश र नियन्त्रणको आधार हो ।
- निर्देशन तथा आदेश माथिल्लो पदबाट तल्लो पदतर्फ प्रवाह हुन्छ भने राय, टिप्पणी र प्रतिवेदन तल्लो पदबाट माथिल्लो पदतर्फ प्रवाह हुन्छ ।
पदसोपानको औचित्य
- आदेशको श्रृङ्खला कायम हुने,
- कार्यसम्पादनमा सरलता र सहजता कायम हुने,
- अधिकार र जिम्मेवारीको को विभाजन हुने,
- उत्तरदायित्व निर्धारण र निर्वाहमा सहजता हुने,
- वृत्ति विकासको श्रृङ्खला कायम हुने,
- आदेशको एकात्मकता कायम गर्न सहज हुने,
- कार्यप्रणालीलाई व्यवस्थित बनाउन सजिलो हुने,
- अधिकार प्रत्यायोजनमा सहजता हुने,
- आदेश र अनुशासनको पालना सुनिश्चित हुने,
- कार्यगत समन्वयमा सहजीकरण हुने,
- प्रभावकारी सञ्चार कायम हुने,
निजामती सेवामा पदसोपान
- नेपालको संघीय निजामती सेवामा पदसोपानको अवस्था निम्नअनुसार रहेको छ ।
- मुख्य सचिव
- सचिव
- सहसचिव
- उपसचिव
- शाखा अधिकृत
- नायव सुब्बा
- खरिदार
- श्रेणीविहीन
- निजामती लगायत सार्वजनिक प्रशासनका विभिन्न संगठनहरुमा पदसोपानको संरचनात्मक स्वरुपलाई आत्मसाथ गरिएको ।
- पदसोपानलाई संगठन निर्माणको महत्वपुर्ण आधारको रुपमा प्रयोग गरिएको ।
- पदसोपानसँग सम्बन्धित आदेशको एकता, केन्द्रिकृत नियन्त्रण प्रणालीको अवलम्बन ।
- निर्देशन, तहगत समन्वय र देशव्यापि संगठनमा कार्यगत एकरुपता कायम गर्न सहायक सिद्ध भइरहेको ।
- कर्मचारीको बढुवाको लागी बढी अवसर भएको ।
पदसोपानले निर्णय प्रक्रियामा पार्ने असरहरु
पदसोपानको कारणबाट संगठन तथा व्यवस्थापनमा निर्णय लिने प्रकृयामा पर्ने असरलाई निम्नअनुसार उल्लेख गर्न सकिन्छ ।
- आदेशको श्रृङ्खला र नियन्त्रणको एकता कायम हुने,
- कार्यसम्पादनमा सरलता र सहजता कायम हुने,
- अधिकार र जिम्मेवारीको को विभाजन हुने,
- उत्तरदायित्व निर्धारण र निर्वाहमा सहजता हुने,
- वृत्ति विकासको श्रृङ्खला कायम हुने,
- आदेशको एकात्मकता कायम गर्न सहज हुने,
- कार्यप्रणालीलाई व्यवस्थित बनाउन सजिलो हुने,
- अधिकार प्रत्यायोजनमा सहजता हुने,
- आदेश र अनुशासनको पालना सुनिश्चित हुने,
- कार्यगत समन्वयमा सहजीकरण हुने,
- प्रभावकारी सञ्चार कायम हुने,
- केन्द्रिकरण र औपचारिकताका कारण काममा ढिलाई हुन सक्ने ।
- कर्मचारीमा उच्च वर्ग, मध्यम वर्ग र निम्न वर्ग गरि विभेद सिर्जना हुने ।
- पदको लामो श्रृङ्खलाको कारण सञ्चारमा अवरोध आउन सक्ने ।
- समन्वय, सहभागिता र समुहगत कार्य गराउन कठिनाई उत्पन्न हुने ।
- सहभागिता, पारदर्शिता र नागरिकप्रतिको प्रत्यक्ष उत्तरदायित्वमा बाधा सिर्जना हुने ।
- संगठनको कठोर कार्यप्रणालीको कारण कर्मचारीको वानी व्यवहारमा पनि लचकता र व्यवहारिकता पाउन नसकिने ।
- निर्णय प्रक्रिया अनावश्यक रुपमा लामो र झन्झटिलो हुने ।
- संगठनमा निरंकुशता हावी हुन सक्ने ।
- संगठन बोझिलो र अस्वाभाविक रुपले ठुलो हुन सक्ने ।
आदेशको एकात्मकता
- यसले आज्ञा दिने र आज्ञा पालना गर्ने बीचको सम्बन्धलाई जनाउँछ ।
- यो एक कर्मचारीलाई एक मात्र सुपरिवेक्षकबाट आदेश दिने परिपाटी तथा सिद्धान्त हो ।
- यसले जिम्मेवारी तथा उत्तरदायित्व वहनमा सुगमता ल्याउछ ।
- यसमा सम्बन्धित सुपरीवेक्षक बाहेक अन्य सुपरिवेक्षकले आदेश दिन नपाउने व्यवस्था हुन्छ ।
- यो पदसोपानको सिद्धान्तसँग प्रत्यक्ष रुपमा सम्बन्धित हुन्छ ।
नियन्त्रणको सिमा
- यो एक जना सुपरिवेक्षकले सीमित संख्याका मातहतका कर्मचारी उपर रेखदेख तथा नियन्त्रण गर्नुपर्छ भन्ने मान्यता हो ।
- यसले सुपरिवेक्षकको नियन्त्रण, सुपरिवेक्षण तथा व्यवस्थापनको दायरालाई जनाउछ ।
- यो आदेश र पदसोपानको सिद्धान्तसँग सम्वन्धित विषय हो ।
- यसमा एक जना सुपरिवेक्षकले कति जना सम्मको निरीक्षण गर्न सक्छ भन्ने आधारमा नियन्त्रणको दायरा कायम गरिन्छ ।
निर्णय प्रक्रिया
- व्यवस्थापनको सन्दर्भमा उपलब्ध विभिन्न विकल्पहरु मध्ये विवेकपुर्ण ढंगले उपयुक्त विकल्प छनौट गर्ने प्रक्रियालाई निर्णय प्रक्रिया भनिन्छ ।
- सरकारी निर्णय प्रक्रिया सरलीकरण निर्देशिका, २०६५ अनुसार अधिकार प्राप्त पदाधिकारीले कानुनले दिएको अधिकार प्रयोग गरी कुनै विषय, सवाल वा समस्याको सम्बन्धमा लिखित रुपमा दिएको अन्तिम आदेश वा निर्देशनलाई निर्णय भनिन्छ ।
- निर्णय निर्माण संगठन तथा व्यवस्थापनको आधारभुत, निरन्तर र अनिवार्य कार्य हो ।
निर्णयको उद्देश्यहरु
व्यवस्थापनको सार भनेको निर्णय हो । यो एक आधारभुत व्यवस्थापकिय कार्य हो । यसका उद्देश्यहरुलाई निम्नअनुसार उल्लेख गर्न सकिन्छ ।
- संगठनलाई लक्ष्यमुखी तथा कार्यमुखी बनाउने,
- निर्दिष्ट जिम्मेवारी तथा उत्तरदायित्व पुरा गर्ने,
- व्यवस्थापकीय कार्य तथा संगठनात्मक गतिविधिहरु सञ्चालन गर्ने,
- समस्याको सही समाधान गर्ने,
- आवश्यकताहरु प्रभावकारी रुपमा पुरा गर्ने,
- मामिला तथा मुद्दाहरुको सही सम्बोधन गर्ने
- परिवर्तनलाई आत्मसाथ गर्ने गराउने,
- स्रोत साधनको अधिकतम परिचालन गर्ने,
- घोषित कार्यक्रमहरु संचालन गर्ने,
- वर्तमान कार्य प्रकृयामा सुधार ल्याउने,
- न्याय सम्पादन गर्ने,
निर्णय प्रक्रियाको सिद्धान्तहरु
निर्णय निर्माणका विभिन्न सिद्धान्तहरु रहेका छन् । ती सिद्धान्तहरुलाई निम्नअनुसार उल्लेख गर्न सकिन्छ ।
- विवेकशीलताको सिद्धान्त - विवेकपुर्ण ढंगले चरणबद्ध क्रियाकलाप पुरा गरी निर्णय गर्नुपर्ने,
- सीमित विवेकशीलताको सिद्धान्त - विवेकशीलताको पुर्ण उपयोग गर्न नसकिने हुँदा विवेकशीलता र अन्य सन्दर्भको आधारमा निर्णय गर्नुपर्छ ।
- अभिवृद्धिवादी सिद्धान्त - साविकको निर्णयमा सुधार गर्दै निर्णय गर्नुपर्छ ।
- मिश्रित लेखाजोखाको सिद्धान्त
- जनमतको सिद्धान्त - जनताको इच्छा, आवश्यकता र मागको आधारमा निर्णय गर्नुपर्छ ।
- व्यवहारवादी सिद्धान्त - निर्णयकर्ताले व्यवहारिक सन्दर्भको आधारमा निर्णय गर्नुपर्छ ।
- परिस्थितिजन्य सिद्धान्त - परिस्थितिको सापेक्षतामा निर्णय गर्नुपर्नेमा जोड दिनुपर्छ ।
- सहभागिताको सिद्धान्त - निर्णय प्रक्रियामा अधिकतम सहभागिताको वकालत गर्नुपर्छ ।
- अवरोधको सिद्धान्त - न्युनतम अवरोध हुने गरी निर्णय गर्नुपर्छ ।
- औपचारिकताको सिद्धान्त - कानुन बमोजिम स्वीकृति तथा अनुमोदनमा जोड दिनुपर्छ ।
निर्णयको प्रकार
निर्णय गर्ने पदाधिकारी, निर्णयको आधार, समय, प्रकृट्टि आदि विभिन्न आधारमा निर्णयलाई विभिन्न प्रकारमा विभाजन गर्न सकिन्छ । जसलाई निम्नअनुसार उल्लेख गर्न सकिन्छ ।
- नियमित निर्णय तथा आकस्मिक निर्णय,
- व्याक्तिगत निर्णय तथा सामुहिक निर्णय,
- औपचारिक निर्णय तथा अनौपचारिक निर्णय,
- रणनीतिक निर्णय तथा कार्यनीतिक निर्णय,
- व्यवस्थित निर्णय तथा कार्यनीतिक निर्णय,
- नीतिगत निर्णय तथा कार्यगत निर्णय,
- अग्रगामी निर्णय तथा प्रतिगामी निर्णय,
- न्यायिक निर्णय तथा प्रशासनिक निर्णय,
सरकारी निर्णय प्रक्रिया सरलीकरण निर्देशिका, २०६५ अनुसार निर्णयका प्रकार
- कुनै विषयमा दिर्घकालीन असर पर्ने वा मार्गदर्शन हुने गरी गरिएको निर्णय,
- सामान्यतया यस्तो निर्णय मन्त्रिपरिषदबाट हुन्छ ।
- यसमा निर्णयका बढिमा ४ तह हुन्छन् ।
- मन्त्रिपरिषदबाट भएको निर्णय मुख्य सचिवले ४८ घण्टाभित्र प्रमाणित गरी सम्बन्धित मन्त्रालयमा पठाउनुपर्ने हुन्छ ।
- महत्वपुर्ण प्रशासकीय विषयको निर्णय
- यो कुनै महत्वपुर्ण विषयमा मन्त्री र सचिवको तहबाट हुने निर्णय हो ।
- यस्तो निर्णय प्राय टिप्पणीको माध्यमबाट गरिन्छ ।
- यसमा निर्णयको तह ३ भन्दा बढी हुँदैनन् ।
- सामान्य प्रशासकीय विषयको निर्णय
- सार्वजनिक निकाय तथा पदाधिकारीले कुनै सामान्य विषयमा गरिएको निर्णय ।
- यस्तो निर्णय सामान्यतया तोक आदेशकै आधारमा गरिने र आवश्यकताअनुसार मात्र टिप्पणी उठाइन्छ ।
- यसमा निर्णयको तह २ भन्दा बढि हुँदैन ।
व्यवस्थापनमा निर्णय लिने प्रक्रिया
निर्णय निर्माणको क्रममा आत्मसाथ गरिने क्रमबद्ध चरणहरुलाई नै निर्णय निर्माण प्रक्रिया भनिन्छ । कुनै पनि निर्णय प्रभावकारी हुनको लागी उक्त निर्णय वस्तुनिष्ठ, पारदर्शी र विश्वसनीय हुनु जरुरी छ । सही तथा प्रभावकारी निर्णय निर्माणका लागी अवलम्वन गरिने व्यवस्थित तथा श्रृङ्खलाबद्ध प्रक्रियाहरुलाई नै निर्णय प्रक्रिया भनिन्छ । यसका प्रक्रियाहरु निम्नअनुसार रहेका छन् ।
- समस्याको पहिचान तथा परिभाषिकरण
- सुचना तथा तथ्यांकहरुको संकलन
- विकल्पहरुको विकास तथा भार निर्धारण
- उत्तम विकल्पको छनौट
- योजना र कार्यान्वयन
- कार्यान्वयनको अनुगमन
निर्णय प्रक्रियाको विशेषताहरु
व्यवस्थापनमा कुनै पनि कार्य गर्ने वा नगर्ने भन्ने सम्बन्धमा गरिएको निधोलाई नै निर्णय प्रक्रिया भनिन्छ । यसको विशेषताहरु निम्न छन् ।
- यो विभिन्न विकल्पहरु मध्ये सर्वोत्तम विकल्प छनौट गर्ने विवेकपुर्ण क्रियाकलाप हो ।
- यो विचार र कार्यबीचको पुल हो ।
- निर्णय कार्य विभिन्न क्रमबद्ध चरणहरु पार गरी सम्पन्न हुन्छ ।
- वातावरण, संस्थागत क्षमता तथा अन्य तत्वहरुबाट निर्णय प्रक्रिया प्रभावित हुन्छ ।
- यो विकल्पहरुको विकास र छनौटमा केन्द्रित प्रक्रिया हो ।
- यो व्यवस्थापनको विश्वव्यापी, अपरिहार्य र निरन्तर कार्य हो ।
- यो कानुनी तथा नीतिगत व्यवस्थाबाट सापेक्षित रुपमा प्रभावित हुन्छ ।
- यो व्यवस्थापनको सम्पुर्ण क्रियाकलापहरुको आधार हो ।
निर्णयमा प्रभाव पार्ने तत्वहरु
निर्णयमा विभिन्न तत्वहरुले प्रभाव पारेका हुन्छन् । निर्णय प्रक्रियामा विभिन्न आन्तरीक तथा बाह्य तत्वहरुले प्रभाव पारेका हुन्छन् । जसलाई निम्नअनुसार उल्लेख गरिएको छ ।
- निर्णयकर्ताको ज्ञान, सीप, क्षमता तथा अन्य मनोवैज्ञानिक गुण
- बजेटको अवस्था
- तथ्यांकको उपलब्धता र गुणस्तरीयता
- दवाव समुह
- संगठनात्मक उद्देश्य, नीति तथा रणनीतिहरु
- जनमत
- भुमीकाको स्पष्ठता तथा अख्तियारी निक्षेपणको अवस्था
- कानुनी सीमितता
- जोखिम बहन गर्ने तत्परता
- असफलताको भय
- व्याक्तिगत आग्रह, पुर्वाग्रह, अनुभव र अन्तरज्ञान
- कानुनी व्यवस्था
- समय सीमा
- आर्थिक तथा सामाजिक एवं भौगोलिक परिवेश
- अन्य पर्यावरणीय पक्षहरु ।
नेपालको सार्वजनिक व्यवस्थापनमा निर्णय प्रक्रिया सम्बन्धि व्यवस्था
- नेपालको संविधान २०७२ मा उल्लेखित राज्यका निर्देशक सिद्धान्त, नीति र दायित्वहरु सार्वजनिक निर्णय निर्माणको मुल आधारको रुपमा रहेका ।
- सुशासन (व्यवस्थापन तथा सञ्चालन) ऐन, २०६४ मा निर्णय गर्ने अधिकरीले निर्णय गर्दा ख्याल गर्नुपर्ने कुराहरुको सम्बन्धमा व्यवस्था गरिएको ।
- सरकारी निर्णय प्रक्रिया सरलीकरण निर्देशिका, २०६५ मा निर्णयलाई नीतिगत, महत्वपुर्ण प्रशासकीय र सामान्य प्रशासकीय गरी तीन प्रकारमा विभाजन गरीएको ।
- नेपाल सरकार (कार्यसम्पादन) नियमावली, २०६४ ले कस्ता निर्णय कुन तहबाट गर्ने भन्ने निर्णय गरेको ।
- नेपाल सरकार (कार्यविभाजन) नियमावली, २०७४ ले निर्णय गर्ने अधिकारको बाँडफाँड गरेको ।
- नीतिगत निर्णय मस्यौदा, प्रस्ताव वा बैठकको माइन्युटद्धारा गर्ने गरिएको ।
- ठुला र विवाद हुन सक्ने निर्णय आयोग वा समितिको सुझावको आधारमा गर्ने गरिएको ।
- प्रशासनिक निर्णय टिप्पणी र तोक आदेशको प्रक्रियाबाट गरिने ।
- निर्णय प्रक्रियालाई छिटो छरीतो र विकेन्द्रित बनाउन खोजिएको ।
- सहभागितामुलक निर्णय प्रक्रियाको अवलम्वन गरिएको ।
- निर्णय प्रक्रियालाई तीन तह वा सोभन्दा कममा सीमित गर्न जोड दिइएको ।
प्रभावकारी निर्णयको लागि अवलम्बन गर्नुपर्ने कार्यपद्धतिहरु
कुनै पनि निर्णय प्रभावकारी हुनको लागी उक्त निर्णय वस्तुनिष्ठ, पारदर्शी र विश्वसनीय हुनु जरुरी छ । प्रभावकारी निर्णयको लागि निम्न कार्यपद्धि अवलम्वन गरिनुपर्छ ।
- सरोकारवाला पक्षहरुलाई निर्णय प्रक्रियामा सहभागी गराउने ।
- प्रभावकारी रुपमा सञ्चार प्रवाह गर्ने ।
- नियमित बैठक बोलाउने ।
- विज्ञको सेवा लिने ।
- सरोकारवालाको परामर्श लिने ।
- आग्रह पुर्वाग्रह नराख्ने ।
- आवश्यक विषयवस्तुको ज्ञान लिने र पर्याप्त सुचनाको उपयोग गर्ने ।
- औपचारीकता कायम गर्ने ।
- पर्याप्त स्रोत साधनको व्यवस्था गर्ने ।
नेपालको सार्वजनिक व्यवस्थापनमा निर्णय प्रक्रियाको समस्याहरु
- निर्णय प्रक्रिया पर्याप्त मात्रामा सहभागितामुलक र पारदर्शी हुन नसकेको ।
- निर्णय प्रक्रियामा विवेकशीलताको प्रयोग हुन नसकेको ।
- सामान्य विषयमा पनि टिप्पणी प्रथाको कारण निर्णय निर्माणमा अनावश्यक ढिलाई हुने गरेको ।
- अधिकांश निर्णय विवेकशीलताको साटो तदर्थबाद र अभिवृद्धिवादमा आधारित भइ गरिने गरेको ।
- निर्णय प्रक्रिया केन्द्रिकृत र झन्झटिलो रहेको ।
- निर्णय पन्छाउने प्रवृत्ति रहेको ।
- निर्णय प्रक्रिया सम्बन्धी विद्यमान कानुनी व्यवस्थाको परिपालनामा फितलोपन रहेको ।
- निर्णय प्रक्रियामा उद्येश्य र औचित्य भन्दा पनि औपचारिक प्रक्रियालाई बढी जोड दिइने गरेको ।
- निर्णयको मुल्यांकन, पृष्ठपोषण र सुधारको कार्य प्राय उपेक्षित रहेको, आदि ।
निर्णय निर्माण र द्धन्द्ध न्युनीकरण
- संगठनमा द्धन्द्ध निरन्तर आइपर्ने विषय हो । सवै खाले फरक मत, दृष्टिकोण र धारणालाई निर्णय निर्माणमार्फत सम्बोधन गर्न सकिन्छ ।
- असन्तुष्टी, अवरोध र सांगठनिक कठिनाईको निरोध निर्णय निर्माणमार्फत हुन्छ ।
- निर्णयको निर्माणले विभिन्न समुहका स्वार्थलाई सम्बोधन गर्न सकिन्छ ।
- विवाद र द्धन्द्धको अवस्था आउन नदिन तथा आएको अवस्थामा समुचित व्यवस्थापन गर्न निर्णय निर्माणको अग्रणी भुमिका रहन्छ ।
- असल र सही निर्णयमार्फत सम्पुर्ण द्धन्द्धरत तथा असन्तुष्ट पक्षहरुलाई सम्बोधन गर्न सकिन्छ ।
- द्धन्द्धरहित तथा विवादरहित अवस्था निर्माण गर्नको लागी निर्णय निर्माण विवेकशील र व्यवहारीक हुनुपर्दछ ।